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『簡報』可以說是每個人在一生中,都必須不斷面臨的挑戰。

我們從學生時代的小組報告、專題報告,到出社會後的面試自薦、作品集、各式提案簡報、成果報告、商品展示、演講……等,不知曾投入多少心血,在製作這份平均僅展示數十分鐘的文件上;也不知曾看過多少人做簡報,聽過多少場的演講。在這個講求競爭力的社會中,『簡報力』儼然已成為是現代人必備的能力之一,然而,它也不能稱得上是一件「容易」的事。好的簡報能順暢地傳達訊息,一份『成功的簡報』則是良好的「講者形象」與「簡報內容」的集合體若能善加運用各式簡報文書工具,便能更輕易地達到事半功倍的效果

 

  專業簡報,4步驟輕鬆搞定!                                            

雖然簡報成功的重點主要來自於「講者形象」,但我們常常發現,一名善於演說的講者其實不見得擅長製作簡報內容,或是只將投影片做為輔助的工具;往往台上講得口沫橫飛、滔滔不絕,聽眾確不容易抓住重點,一旦走出門外就將聽講內容忘了大半,這樣的情況就相當枉費我們每次事前的大量準備,以及反覆練習。下面就簡報的「頁面製作」「工具運用」,統整出4大重點步驟,讓我們在有限的時間內,縮短製作流程,並達到最大的效益;用一份成功的簡報快速抓住全場的目光,並增加自信,建立專業形象,以精確地達到簡報的目的:

 

1、『主題整合』-封面吸引人,演說事半功倍。

 

成功的簡報,會讓聽眾在一開始就抱持著「我要聽下去」的高度興趣。因此,在製作簡報之前,必須要先「蒐集聽眾的基本訊息」,充分了解他們的背景(是學生?公司同仁?企業主?還是退休銀髮族?),前來聽這次演說的原因,期待獲得的內容/需求,對主題的熟悉程度……,以針對觀眾選擇適合的呈現內容及方式,並訂定合適的主題;這個主題必須簡潔有力,並與演說內容相契合,最好是內容整合後的核心概念,並擁有將話題「開放性延伸」的特質

這時候,針對簡報主題選擇一個漂亮吸引人的封面/主視覺,就能更順利地抓住觀眾的注意力,襯托出簡報想傳達的重點。「封面」的作用,在於讓聽眾在簡報開始前便能大致了演說的方向,當然就更容易進入演說情境當中。若覺得主題訂得太廣,或是太過抽象,建議善用大小標題的組合,以將概念做完整的串連。

 

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封面的作用,在於讓聽眾在簡報開始前便能大致了演說的方向,當然就更容易進入演說情境當中。此外,善用大小標題的組合,更能將概念做完整的串連。

 


 

2、『色彩心理』-一致性的視覺呈現,強化形象不散亂。

 

有一類型的講者,雖然深具專業背景,平常也做了充足的練習,但簡報呈現出的視覺形象卻相對地粗糙簡陋,也常常出現「視覺不一致」的情況,讓聽眾搞不清楚講者到底是想表達一個主題,還是硬是將許多「不大相干的主題」拼湊排列。

除了講者本身要慎選該次演說的內容,也應善用PowerPoint的設計範本、圖表工具、插入圖片(對齊輔助)工具等,以省下許多配色定字型的時間。但是PowerPoint提供的公版有時呈現出的效果並不那麼理想,這時,若直接套用設計完全的「簡報版型」,可以更快速、方便地一擊中的,一次給人一致性的專業視覺形象。

此外,常被忽略,但其實相當重要的簡報設計小撇步,就在於「色彩的選擇」,不同的色彩能傳達出不一樣的視覺效果,如:紅色系/暖色系』給人的感覺是快速、效率、溫暖、熱情、衝勁、剛強、權威、警告、男性化的……「藍色系/冷色系」則能傳達出專業、希望、理想、獨立、堅定、清爽、夏天的……;若想表達的是浪漫、放鬆、優雅、神秘可選擇「紫色系」;而在「教育類」的主題中,「綠色系」是常被應用的色彩,象徵著新鮮舒適、清新、有活力、知性、成長、環保、休閒、生活等的印象。可以針對同一個主題做不同色系背景的簡單套色練習,相信就能更容易地理解、運用自如。

 

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「綠色系」具有清新、活力、知性、成長等形象,適合套用在教育、環保、樂活休閒等類型的主題中。

 

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「藍色系」具有專業、希望、理想、獨立等形象,適合套用在商業、醫療、科技、專業知識、高等教育等類型的主題中。

 


 

3、『條列特點』-安排簡化後的訊息,清晰傳達。

 

簡報最主要的目的,在於「傳達訊息」,因此,將訊息清晰、準確的傳達給聽眾,是簡報製作的第一原則。在內容的設計中,採取「簡約」的KISS原則(Keep It Simple & Stupid,除了主要的「目標性架構」及「重要的概念」,其他不能輔助訊息的傳達的內容都不應該出現。這樣的原則亦可應用在商業書信、設計電腦軟體、動畫及工程上。

切記,簡報求精、不求多,簡報的目的不是記流水帳,也不是照本宣科,不需要把密密麻麻的資訊都一一列入。寧可將重點以「簡單條列」的方式呈現,另外再自行準備一份備忘錄,或發給聽眾一些參考輔助用的講義,都比把所有想傳達的內容全部硬塞入一份簡報來的優。同時,這樣的表現方式也可以賦予一個講者無可取代的價值,而不是人人來皆只要照念就ok,或是一開講所有的聽眾都睡成一片的枯燥簡報。

 

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簡報的KISS原則(Keep It Simple & Stupid),將重點以「簡單條列」的方式呈現;另外可再自行準備一份備忘錄,或發給聽眾一些參考用的講義以為輔助。

 


 

4、善用圖表-讓圖片自己說故事。

 

在簡報傳達中,表勝於文,圖勝於表;只要透過「時間」和「空間」的關聯安排圖表,圖片就能自行引導觀眾將注意力移到特定的區域。這時要特別注意,圖表同樣只須列出「標題」,內容的解釋則由講者自行發揮。常用的圖表工具有:流程圖、組織圖、循環圖、時間表、金字塔圖……等,圖表的穿插可以讓資訊更為生動。同樣的,若為較不擅長製圖,或希望能節省製圖時間卻仍保有專業形象者,也能找到可直接套用的Diagram圖表工具(如下圖)

此外,善用「數字」及「影像」來佐證的效果更好。前者可以引進統計數據,在投影片中以「精確數字」呈現,口述時再採用近似值帶過,引導聽眾形成概念式的印象;後者則可引用相關影像,其中,以「新聞報導」類的影像最具說服力,其可搜尋的高品質影像來源有:歐新社、英國Alamy、日本JTB、法新社等,再者,附上自己攝製的佐證影像,也是不錯的辦法。雖說有圖不見得有真相,但若連圖片都沒有,光憑生硬的文字來考驗聽眾們的想像力,對訊息的傳達力只有大打折扣。

勿使用來源不明影像  

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善用圖表並透過「數字」及「影像」來佐證,讓圖片自己說話,增加簡報說服力。

 

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若較不擅長製圖,或希望能節省製圖時間卻仍保有專業形象者,可套用經設計的簡報圖表工具(圖片來源:簡報大師Plus2-Diagram)。

 

 

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