簡報大師｜4步驟輕鬆完成「瞬間吸引全場目光」的專業簡報！ @ imageDJ 典匠資訊

『簡報』可以說是每個人在一生中，都必須不斷面臨的挑戰。

我們從學生時代的小組報告、專題報告，到出社會後的面試自薦、作品集、各式提案簡報、成果報告、商品展示、演講……等，不知曾投入多少心血，在製作這份平均僅展示數十分鐘的文件上；也不知曾看過多少人做簡報，聽過多少場的演講。在這個講求競爭力的社會中，『簡報力』儼然已成為是現代人必備的能力之一，然而，它也不能稱得上是一件「容易」的事。好的簡報能順暢地傳達訊息，一份『成功的簡報』則是良好的「講者形象」與「簡報內容」的集合體；若能善加運用各式簡報文書工具，便能更輕易地達到事半功倍的效果。

　 專業簡報，4步驟輕鬆搞定！

雖然簡報成功的重點主要來自於「講者形象」，但我們常常發現，一名善於演說的講者其實不見得擅長製作簡報內容，或是只將投影片做為輔助的工具；往往台上講得口沫橫飛、滔滔不絕，聽眾確不容易抓住重點，一旦走出門外就將聽講內容忘了大半，這樣的情況就相當枉費我們每次事前的大量準備，以及反覆練習。下面就簡報的「頁面製作」及「工具運用」，統整出4大重點步驟，讓我們在有限的時間內，縮短製作流程，並達到最大的效益；用一份成功的簡報快速抓住全場的目光，並增加自信，建立專業形象，以精確地達到簡報的目的：

1、『主題整合』－封面吸引人，演說事半功倍。

成功的簡報，會讓聽眾在一開始就抱持著「我要聽下去」的高度興趣。因此，在製作簡報之前，必須要先「蒐集聽眾的基本訊息」，充分了解他們的背景（是學生？公司同仁？企業主？還是退休銀髮族？），前來聽這次演說的原因，期待獲得的內容／需求，對主題的熟悉程度……等，以針對觀眾選擇適合的呈現內容及方式，並訂定合適的主題；這個主題必須簡潔有力，並與演說內容相契合，最好是內容整合後的核心概念，並擁有將話題「開放性延伸」的特質。

這時候，針對簡報主題選擇一個漂亮吸引人的封面／主視覺，就能更順利地抓住觀眾的注意力，襯托出簡報想傳達的重點。「封面」的作用，在於讓聽眾在簡報開始前便能大致了演說的方向，當然就更容易進入演說情境當中。若覺得主題訂得太廣，或是太過抽象，建議善用大小標題的組合，以將概念做完整的串連。

封面的作用，在於讓聽眾在簡報開始前便能大致了演說的方向，當然就更容易進入演說情境當中。此外，善用大小標題的組合，更能將概念做完整的串連。

2、『色彩心理』－一致性的視覺呈現，強化形象不散亂。

有一類型的講者，雖然深具專業背景，平常也做了充足的練習，但簡報呈現出的視覺形象卻相對地粗糙簡陋，也常常出現「視覺不一致」的情況，讓聽眾搞不清楚講者到底是想表達一個主題，還是硬是將許多「不大相干的主題」拼湊排列。

除了講者本身要慎選該次演說的內容，也應善用PowerPoint的設計範本、圖表工具、插入圖片（對齊輔助）工具等，以省下許多配色定字型的時間。但是PowerPoint提供的公版有時呈現出的效果並不那麼理想，這時，若直接套用設計完全的「簡報版型」，可以更快速、方便地一擊中的，一次給人一致性的專業視覺形象。

此外，常被忽略，但其實相當重要的簡報設計小撇步，就在於「色彩的選擇」，不同的色彩能傳達出不一樣的視覺效果，如：『紅色系／暖色系』給人的感覺是快速、效率、溫暖、熱情、衝勁、剛強、權威、警告、男性化的……；「藍色系／冷色系」則能傳達出專業、希望、理想、獨立、堅定、清爽、夏天的……；若想表達的是浪漫、放鬆、優雅、神秘可選擇「紫色系」；而在「教育類」的主題中，「綠色系」是常被應用的色彩，象徵著新鮮舒適、清新、有活力、知性、成長、環保、休閒、生活等的印象。可以針對同一個主題做不同色系背景的簡單套色練習，相信就能更容易地理解、運用自如。

「綠色系」具有清新、活力、知性、成長等形象，適合套用在教育、環保、樂活休閒等類型的主題中。

「藍色系」具有專業、希望、理想、獨立等形象，適合套用在商業、醫療、科技、專業知識、高等教育等類型的主題中。

3、『條列特點』－安排簡化後的訊息，清晰傳達。

簡報最主要的目的，在於「傳達訊息」，因此，將訊息清晰、準確的傳達給聽眾，是簡報製作的第一原則。在內容的設計中，採取「簡約」的KISS原則（Keep It Simple & Stupid），除了主要的「目標性架構」及「重要的概念」，其他不能輔助訊息的傳達的內容都不應該出現。這樣的原則亦可應用在商業書信、設計電腦軟體、動畫及工程上。

切記，簡報求精、不求多，簡報的目的不是記流水帳，也不是照本宣科，不需要把密密麻麻的資訊都一一列入。寧可將重點以「簡單條列」的方式呈現，另外再自行準備一份備忘錄，或發給聽眾一些參考輔助用的講義，都比把所有想傳達的內容全部硬塞入一份簡報來的優。同時，這樣的表現方式也可以賦予一個講者無可取代的價值，而不是人人來皆只要照念就ok，或是一開講所有的聽眾都睡成一片的枯燥簡報。

簡報的KISS原則（Keep It Simple & Stupid），將重點以「簡單條列」的方式呈現；另外可再自行準備一份備忘錄，或發給聽眾一些參考用的講義以為輔助。

4、善用圖表－讓圖片自己說故事。

在簡報傳達中，表勝於文，圖勝於表；只要透過「時間」和「空間」的關聯安排圖表，圖片就能自行引導觀眾將注意力移到特定的區域。這時要特別注意，圖表同樣只須列出「標題」，內容的解釋則由講者自行發揮。常用的圖表工具有：流程圖、組織圖、循環圖、時間表、金字塔圖……等，圖表的穿插可以讓資訊更為生動。同樣的，若為較不擅長製圖，或希望能節省製圖時間卻仍保有專業形象者，也能找到可直接套用的Diagram圖表工具（如下圖）。

此外，善用「數字」及「影像」來佐證的效果更好。前者可以引進統計數據，在投影片中以「精確數字」呈現，口述時再採用近似值帶過，引導聽眾形成概念式的印象；後者則可引用相關影像，其中，以「新聞報導」類的影像最具說服力，其可搜尋的高品質影像來源有：歐新社、英國Alamy、日本JTB、法新社等，再者，附上自己攝製的佐證影像，也是不錯的辦法。雖說有圖不見得有真相，但若連圖片都沒有，光憑生硬的文字來考驗聽眾們的想像力，對訊息的傳達力只有大打折扣。

善用圖表並透過「數字」及「影像」來佐證，讓圖片自己說話，增加簡報說服力。

若較不擅長製圖，或希望能節省製圖時間卻仍保有專業形象者，可套用經設計的簡報圖表工具（圖片來源：簡報大師Plus2-Diagram）。

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